Fråga:

Mielestämme osakeyhtiölakiin sisältyvät säännöt siitä, miten yhtiökokouksista ilmoitetaan ja miten niissä äänestetään, ovat tarpeettoman hankalia ja aikaa vieviä. Onko olemassa keinoja prosessin yksinkertaistamiseksi?

Besvarad av: Rauli Viippola

Hei ja kiitos kysymyksestänne.

Yhtiökokouksen järjestäminen

Yhtiökokouksen pitämisessä ja koolle kutsumisessa on tärkeää noudattaa osakeyhtiölain määräyksiä. Kokouskutsun lähettämisen määräajoista on osakeyhtiölaissa pakottavia säännöksiä eli niistä ei voida poiketa yhtiöjärjestyksen määräyksillä. Ota nämä asiat huomioon, kun suunnittelet yhtiönne seuraavaa yhtiökokousta:

1) Yhtiökokokouskutsun määräajat

Yhtiökokouskutsu tulee osakeyhtiölain mukaan toimittaa aikaisintaan kahta kuukautta ja viimeistään viikkoa ennen yhtiökokouksen pitämistä. Julkisessa osakeyhtiössä kutsu voidaan lähettää aikaisintaan kolme kuukautta ennen yhtiökokouksen ajankohtaa. 

2) Yhtiökokouskutsujen lähettämistapa

Salli kutsujen lähettäminen sähköpostitse. Osakeyhtiölain mukaan yhtiökokoukseen on lähetettävä kirjallinen kokouskutsu postitse. Jos haluat sallia toisen tavan kutsujen lähettämiseen, esimerkiksi sähköpostitse, tätä koskeva määräys on sisällytettävä yhtiöjärjestykseen. 

3) Edustaminen yhtiökokouksessa

Valtuuta toinen käyttämään oikeuttasi yhtiökokouksessa. Osakkeenomistaja, joka ei itse voi tai halua osallistua yhtiökokoukseen, voi valtuuttaa jonkun toisen henkilön osallistumaan yhtiökokoukseen puolestaan. 

Osakkeenomistajien yksimielinen päätös ilman yhtiökokousta

Asiassa on kuitenkin hyvä huomata, että yksimielisinä osakkeenomistajat voivat päättää minkä tahansa yhtiökokouksen päätösvaltaan kuuluvan asian ilman yhtiökokouksen koolle kutsumista. Päätöksestä tulee tehdä asianmukainen päätösasiakirja.

Tarvitsetteko lisää apua?

Jos tarvitsette lisää apua, autamme teitä mielellämme. Voitte ottaa meihin yhteyttä sähköpostitse tai varaamalla ajan suoraan juristiemme kanssa.