Tietosuojaseloste

Yleistä

Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan digitaalisen Legalbuddy-palvelualustan (”Palvelu”) käyttöön liittyvät henkilötietojen käsittelyn periaatteet ja käytännöt. Käyttämällä Palvelua Käyttäjä hyväksyy tässä tietosuojaselosteessa kuvatut henkilötietojen käsittelyä koskevat käytännöt.

Palvelua on mahdollista käyttää sekä rekisteröityneenä että rekisteröitymättömänä käyttäjänä. Palvelun käyttäjällä tarkoitetaan näin ollen olla kaikkia Palvelua käyttäviä luonnollisia henkilöitä riippumatta siitä, ovatko he rekisteröityneet Palveluun vai käyttävätkö he sitä ilman käyttäjätiliä (”Käyttäjä”). Palvelu on tarkoitettu ensisijaisesti yrityksille, jolloin Käyttäjiä ovat yrityksen edustajat tai yhteyshenkilöt sekä yrityksen valtuuttamat muut käyttäjät, jotka työskentelevät yhtiössä. Käyttäjiä ovat myös Palvelun kautta kolmansille lähetettyjen allekirjoituspyyntöjen tai muihin palvelutapahtumiin liittyvien pyyntöjen ja ilmoitusten vastaanottajat.

Rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja tämän tietosuojaselosteen ja kulloinkin voimassa olevan kansallisen ja EU-tason tietosuojalainsäädännön ((EU) 2016/679) mukaisesti. Henkilötietojen käsittelyllä tarkoitetaan kaikkea henkilötietoihin kohdistuvaa toimintaa, kuten tietojen keräämistä, tallentamista, säilyttämistä, käyttöä ja luovuttamista.

Henkilötietojen käsittelyn osalta rekisterinpitäjänä toimii Administer Group Services Oy, joka vastaa henkilötietojen käsittelystä tämän tietosuojaselosteen mukaisesti. Sen sijaan Palveluun tallennettujen asiakirjojen sisältämien henkilötietojen osalta Administer Group Services Oy toimii lähtökohtaisesti henkilötietojen käsittelijänä ja Palvelun Käyttäjä tai tämän organisaatio toimii itse rekisterinpitäjänä.

Tietosuojaseloste on päivitetty 8.9.2026.

Rekisterin nimi

Legalbuddy-palvelualustaa koskeva asiakasrekisteri

Rekisterinpitäjä

Administer Group Services Oy ("Rekisterinpitäjä”)

Y-tunnus 3106561–6

Konepajankuja 3

00510 Helsinki

Rekisterin yhteyshenkilö

Rekisteriä ja tietosuojaa koskevissa kysymyksissä auttaa Rekisterinpitäjän tietosuojavastaava:

Anja Hänninen

Puhelin: 040 5220 621

Sähköposti: [email protected]

Kirjeitse: Administer Oyj, tietosuoja, Konepajankuja 3, 00510 Helsinki.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet on kuvattu alla. Käsittelyn oikeusperuste määräytyy käsittelyn tarkoituksen mukaan. Henkilötietoja käsitellään ainoastaan siinä laajuudessa kuin näihin tarkoituksiin nähden on tarpeellista.

Sopimuksen täytäntöönpano (Art. 6(1)(b))

Henkilötietojen käsittely perustuu Palvelua koskevan sopimuksen täytäntöönpanoon. Henkilötietojen käsittely on tarpeen kyseisen sopimuksen mukaisten velvoitteiden täyttämiseksi, Palvelun toteuttamiseksi ja ylläpitämiseksi, sekä Palvelun toiminnallisuuksien tarjoamiseksi Käyttäjälle.

Tämä kattaa esimerkiksi käyttäjätilin luomisen ja hallinnan, tunnistautumisen ja kirjautumisen, sopimusten laatimisen, tallentamisen ja hallinnan, sähköisen allekirjoituksen toteuttamisen, asiakirjojen arkistoinnin sekä asiakastuen tarjoamisen Käyttäjälle.

Lisäksi henkilötietoja voidaan käsitellä asiakassuhteen hoitamiseen, ylläpitämiseen ja kehittämiseen sekä Käyttäjän tunnistamiseen ja käyttöoikeuksien hallintaan.

Oikeutettu etu (Art. 6(1)(f))

Henkilötietoja voidaan hyödyntää tilastointiin ja raportointiin, Rekisterinpitäjän liiketoiminnan kehittämiseen, Palvelun kehittämiseen ja laadun parantamiseen, teknisen toimivuuden varmistamiseen, tietoturvan ylläpitämiseen, riskienhallintaan, valvontaan, mahdollisten väärinkäytösten ehkäisemiseen ja selvittämiseen, sekä Rekisterinpitäjän oikeuksien puolustamiseksi ja oikeusvaateiden käsittelemiseksi. Henkilötietoja voidaan käsitellä oikeutetun edun perusteella myös markkinoinnin alkukontaktoinnissa ennen asiakassuhteen syntymistä. Tämän käsittelyn edellytyksenä on, että Rekisterinpitäjä on arvioinut käsittelyn tarpeellisuutta suhteessa Käyttäjän oikeuksiin ja etuihin erillisellä tasapainotestillä.

Suostumus (Art. 6(1)(a))

Henkilötietoja käsitellään markkinoinnin toteuttamiseksi Käyttäjän antaman suostumuksen perusteella. Käyttäjällä on oikeus milloin tahansa antaa, peruuttaa tai muuttaa suostumustaan markkinointiviestintään.

Käyttäjän henkilötietoja käytetään sellaisten sähköpostien lähettämiseen, jotka sisältävät olennaista, Palveluun liittyvää tietoa. Mikäli Käyttäjä ei ole kirjallisesti vastustanut markkinointia, henkilötietoja voidaan käyttää myös markkina- ja asiakasanalyyseihin. Lisäksi Rekisterinpitäjä voi ottaa Käyttäjään yhteyttä tai lähettää tarjouksia ja vinkkejä.

Käyttäjän antamaa suostumusta edellytetään myös oikeudellisiin ongelmiin liittyvien kysymysten ja niihin annettujen vastausten julkaisemiseen Palvelun verkkosivuilla, yhteydenottolomakkeen toimittamiseen, ja lakipalveluihin liittyvään ajanvaraukseen, sekä näihin liittyvään henkilötietojen keräämiseen ja tallentamiseen.

Mitä henkilötietoja käsitellään

Käsiteltävät henkilötietoryhmät

Käsiteltäviä henkilötietoja ovat:

Perustiedot

Kuten esim. käyttäjän nimi, henkilötunnus, asiakasnumero, organisaatio

Yhteystiedot

Kuten esim. osoitetiedot, sähköposti, puhelinnumero

Käyttäjätili- ja tunnistautumistiedot

Kuten esim. käyttäjätunnus, kirjautumistiedot, tunnistautumismenetelmän tiedot

Laskutus- ja maksutiedot

Kuten esim. laskutustiedot, maksutiedot, luottokorttitiedot

Sopimus- ja asiakirjatiedot

Kuten esim. Palveluun tallennetut asiakirjat ja niiden sisältämät henkilötiedot, sopimusosapuolten tiedot, asiakirjojen metatiedot

Sähköisen allekirjoituksen tiedot

Kuten esim. allekirjoittajan nimi, sähköpostiosoite, allekirjoituksen aikaleima, allekirjoitusprosessin tunnisteet, allekirjoituksen todentamiseen liittyvät tiedot

Tekniset tiedot

Kuten esim. lokitiedot, laitteen tunnistetiedot, IP-osoite

Asiakaspalvelu- ja viestintätiedot

Kuten esim. asiakaspalvelupyynnöt, yhteydenottojen sisältö, Palvelun käyttöön liittyvä viestintä

Käsiteltävät henkilötiedot toiminnoittain

Alla on edelleen kuvattu henkilötietojen käsittely Palvelussa toimintokohtaisesti:

Sähköisen allekirjoittamisen toiminnossa käsiteltävät henkilötiedot

Henkilötunnusta käsitellään ainoastaan Palvelun sähköisen allekirjoitustoiminnon yhteydessä, kun osapuoli allekirjoittaa yksityishenkilönä. Kun asiakirja allekirjoitetaan yksityishenkilönä, järjestelmä liittää allekirjoittajan henkilötunnuksen automaattisesti allekirjoitettavalle asiakirjalle allekirjoitusvarmenteen yhteyteen. Lisäksi henkilötunnus näkyy Palvelun allekirjoitusalustalla asiakirjan allekirjoittajien tiedot sisältävällä "Osapuolet" välilehdellä.

Henkilötunnuksia koskevat tiedot näkyvät edellä esitetyissä tapauksissa ainoastaan asiakirjan allekirjoittaneille osapuolille. Henkilötunnusta ei käsitellä, mikäli asiakirja allekirjoitetaan yrityksen roolissa. Allekirjoittajan roolia koskeva valinta tulee huomioida vaiheessa, jossa asiakirja välitetään osapuolille allekirjoitettavaksi.

Erityiset henkilötietoryhmät

Palvelussa ei lähtökohtaisesti käsitellä tietosuoja-asetuksen 9 artiklassa tarkoitettuja erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia henkilötietoja.

Arkaluontoisia henkilötietoja saattaa kuitenkin sisältyä Käyttäjän Palvelussa käsittelemiin asiakirjoihin. Käyttäjän tulee välttää sellaisten asiakirjojen lataamista Palveluun, jotka sisältävät erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tai muita tarpeettomia arkaluonteisia henkilötietoja, ellei niiden toimittaminen ole Palvelun käyttötarkoituksen kannalta välttämätöntä. Käyttäjä vastaa Palveluun lataamansa sisällön asianmukaisuudesta.

Henkilötietojen säilytysaika

Rekisterinpitäjä säilyttää henkilötietoja ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista ja lainsäädännön mukaisesti sallittua suhteessa niihin tarkoituksiin, joihin henkilötiedot on kerätty.

Henkilötietoja, jotka Käyttäjä on antanut Palvelun tietopankissa kysymysten esittämisen yhteydessä, säilytetään 10 vuoden ajan. Palvelun sivustolla julkaistut oikeudellisia ongelmia koskevat kysymykset ja niihin annetut vastaukset sen sijaan anonymisoidaan, eikä kysymyksiä poisteta määräajan jälkeen. Henkilötietoja, jotka on annettu sellaisten kysymysten yhteydessä, joihin ei ole vastattu tai joita ei ole julkaistu Palvelun verkkosivustolla, säilytetään 6 kuukauden ajan, ellei tänä aikana synny asiakassuhdetta tai ellei Käyttäjä saa Rekisterinpitäjän edustajilta tänä aikana oikeudellista neuvontaa.

Henkilötiedot, jotka on annettu sopimuspalveluidemme ja ladattavien aineistojen käytön yhteydessä, poistetaan 6 kuukauden kuluttua, ellei Rekisterinpitäjän ja Käyttäjän välille ole muodostunut asiakassuhdetta. Mikäli asiakassuhde syntyy, mutta Käyttäjä ei saa Rekisterinpitäjältä oikeudellista neuvontaa tai luo tuotetta, henkilötietoja säilytetään 24 kuukauden ajan. Jos Käyttäjä saa oikeudellista neuvontaa, tietoja säilytetään 10 vuoden ajan toimeksiannon päättymisestä lukien.

Henkilötietojen lähteet

Henkilötietoja kerätään Käyttäjältä itseltään sen mukaisesti, kun Käyttäjä antaa tietojaan Rekisterinpitäjälle Palvelun käytön yhteydessä. Lisäksi Käyttäjää koskevia tietoja kerätään Palvelun käytön perusteella. Yrityksen edustajan tai yhteyshenkilön osalta henkilötietoja saatetaan hankkia myös julkisista rekistereistä yritystietojen, yhteystietojen ja edustusoikeuksien varmistamiseksi.

Henkilötietojen luovuttaminen ja siirto

Tietojen luovuttaminen

Rekisterinpitäjä huomioi tietosuojalainsäädännön ja sen asettamat rajat tietojen luovutuksissa. Henkilötietoja voidaan luovuttaa vain siinä laajuudessa ja niihin tarkoituksiin, jotka ovat tarpeen Palvelun ylläpitämiseksi ja sopimusvelvoitteiden täyttämiseksi.

Tietoja voidaan luovuttaa tilanteen edellyttämällä tasolla ja rajatusti Rekisterinpitäjän valtuuttamille teknisille yhteistyökumppaneille, jotka toimivat Rekisterinpitäjän lukuun ja toteuttavat Palvelun teknistä ylläpitoa. Tietoja voidaan luovuttaa myös ulkopuolisille palveluntarjoajille. Yhteistyökumppanit ja palveluntarjoajat käsittelevät saamiaan tietoja ainoastaan Palvelun ylläpitämisen vaatimissa rajoissa. Henkilötietojen käsittelijöiden kanssa on sovittu henkilötietojen käsittelystä EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti.

Lisäksi henkilötietoja voidaan tarvittaessa luovuttaa Käyttäjän eli asiakkaan valtuuttamille kolmansille osapuolille.

Henkilötietojen siirto EU:n ja ETA-alueen ulkopuolelle

Rekisterinpitäjä voi siirtää henkilötietoja EU:n ja ETA:n ulkopuolelle käyttäessään ulkopuolisia palveluntarjoajia Palvelun toteutuksessa ja ylläpidossa. Tietojen siirrot toteutetaan tällöin turvallisesti tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa. Rekisterinpitäjä huolehtii henkilötietojen suojan riittävästä tasosta sopimalla henkilötietojen luottamuksellisuuteen ja käsittelyyn liittyvistä asioista tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla esimerkiksi käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita tai muita vastaavia suojamekanismeja.

Henkilötietojen suojatoimenpiteet

Rekisterissä olevat henkilötiedot on suojattu lainsäädännössä edellytetyllä tavalla tietoturvallisuudesta huolehtien ja turvatoimenpiteitä mukautetaan vastaamaan teknologian jatkuvaa kehittymistä. Tietoja suojataan palomuurien ja erilaisten salaustekniikoiden avulla, minkä ohella käyttöön valitut laitetilat ovat turvallisia ja kulunvalvonta niissä asianmukainen. Järjestelmissä olevat tiedot varmuuskopioidaan säännöllisesti.

Henkilötietojen käsittelyyn osallistuva henkilöstö on allekirjoittanut tietoturva- ja tietosuojasitoumuksen sekä saanut henkilötietojen käsittelyyn tarvittavan ohjeistuksen ja koulutuksen. Rekisterin henkilötietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta määritellyt henkilöt.

Siltä osin, kuin henkilötietoja käsittelee Rekisterinpitäjän lukuun tämän alihankkija, on Rekisterinpitäjän ja alihankkijan välisillä sopimuksilla huolehdittu asianmukaisten suojatoimien ja salassapidon järjestämisestä ja varmistettu, että henkilötietojen käsittely täyttää tietosuojalainsäädännön vaatimukset.

Mikäli Käyttäjä tallentaa ja arkistoi asiakirjoja Palvelun omalle alustalle, on pääsy asiakirjoihin vain käyttöoikeuden saaneilla tahoilla. Henkilötiedot suojataan tällöin Palvelun omilla suojatoimenpiteillä. Mikäli Käyttäjä tallentaa ja arkistoi asiakirjoja Palvelun ulkopuolelle, on Käyttäjä itse henkilökohtaisesti vastuussa asianmukaisten tietosuojavaatimusten toteutumisesta huomioon ottaen asiakirjojen sisältämät henkilö- ja muut tiedot.

Sisäänkirjautumisessa on käytössä vahva tunnistautuminen. Tunnistautumiseen käytettävät tiedot eivät välity Rekisterinpitäjälle.

Rekisteröidyn oikeuksien käyttäminen

Käyttäjällä on oikeus vaikuttaa henkilötietojensa käsittelyyn alla esitetyin keinoin. Käyttäjän tulee lähettää Rekisterinpitäjälle sähköpostia osoitteeseen [email protected], mikäli Käyttäjä haluaa toteuttaa jonkun alla listatuista toimenpiteistä, tai jos oikeuksien käyttämisestä herää kysyttävää.

Oikeus saada pääsy henkilötietoihin (tietojen tarkastusoikeus)

Käyttäjä voi milloin tahansa pyytää pääsyä omiin henkilötietoihinsa, joita Rekisterinpitäjä käsittelee, sekä tietoja siitä, mistä nämä tiedot ovat peräisin ja mihin niitä käytetään. Käyttäjällä on oikeus saada tietoja henkilötietojen säilytysajoista sekä siitä, kenelle Käyttäjää koskevia tietoja luovutetaan, siltä osin kuin Rekisterinpitäjä luovuttaa tietoja Suomessa ja ulkomailla. Käyttäjän oikeutta saada pääsy näihin tietoihin voidaan kuitenkin rajoittaa lainsäädännön, muiden henkilöiden tietosuojan sekä Rekisterinpitäjän liiketoiminnan ja käytäntöjen perusteella. Mikäli Käyttäjän oikeutta saada pääsy henkilötietoihin on rajoitettu, asiasta kerrotaan Käyttäjälle tietopyynnön käsittelyn yhteydessä. Henkilötietoja koskeva raportti toimitetaan Käyttäjälle asianmukaisen ja tunnistetun pyynnön perusteella.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Mikäli Käyttäjä huomaa, että Rekisterinpitäjän hallussa olevat Käyttäjän henkilötiedot ovat virheellisiä, on Käyttäjällä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista. Jos tiedot ovat puutteellisia, Käyttäjällä on oikeus saada tiedot täydennettyä, muun muassa toimittamalla lisäselvitys.

Oikeus tietojen poistamiseen (oikeus tulla unohdetuksi)

Rekisterinpitäjällä on velvollisuus poistaa Käyttäjän pyytämät Käyttäjää koskevat henkilötiedot, jos jokin seuraavista perusteista täyttyy:

• Käyttäjän antama suostumus henkilötietojen käsittelyyn peruutetaan;

• Henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten niitä käsiteltiin;

• Käyttäjä vastustaa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen Käyttäjään liittyvään tilanteeseen liittyen eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä;

• Käyttäjän henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai

• Käyttäjän henkilötiedot on poistettava Euroopan unionin oikeuteen tai Suomen lainsäädäntöön perustuvan Rekisterinpitäjään sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Seuraavissa tapauksissa Rekisterinpitäjällä on oikeus tai velvollisuus säilyttää tietoja:

Oikeudellisen vaateen laatiminen, esittäminen tai puolustaminen.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Käyttäjällä on oikeus vaatia käsittelyn väliaikaista rajoittamista, mikäli Käyttäjä katsoo, ettei Käyttäjän henkilötiedot joltain osin pidä paikkaansa, tai tämä kiistää tietojensa käsittelyn lainmukaisuuden tai vastustaa tietojen käsittelyä oikeuksiensa mukaisesti. Tietojen käsittely rajoitetaan tällöin ainoastaan tietojen säilyttämiseen siihen saakka, kunnes tietojen oikeellisuus on asianmukaisesti varmistettu tai on voitu osoittaa, että Rekisterinpitäjän oikeutettu etu on ensisijainen Rekisteröidyn oikeuksiin nähden.

Oikeus vastustaa käsittelyä

Käyttäjällä on oikeus tietyissä tilanteissa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, esimerkiksi silloin, kun käsittely perustuu Rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun. Tässä tapauksessa tietoja voidaan käsitellä edelleen vain, jos käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka voidaan osoittaa.

Oikeus peruuttaa suostumus

Mikäli rekisteröidyn suostumus on tietyn käsittelyn oikeusperusteena, Käyttäjä voi milloin tahansa peruuttaa suostumuksensa. Suostumuksen peruuttaminen saattaa rajoittaa tiettyjen ominaisuuksien tarjoamisen.

Oikeus tietojen siirtämiseen järjestelmästä toiseen

Käyttäjällä on oikeus saada käyttöönsä Rekisterinpitäjälle toimittamansa henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa. Tämä oikeus koskee sellaisia henkilötietoja, joita on käsitelty automaattisesti ja suostumuksen tai sopimuksen täytäntöön panemisen perusteella. Käyttäjä voi säilyttää näitä tietoja itse tai tiedot voidaan siirtää toiselle rekisterinpitäjälle, mikäli se on turvallista ja teknisesti mahdollista. Oikeus koskee vain sellaisia tietoja, jotka Käyttäjä on itse toimittanut Rekisterinpitäjälle.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Mikäli Käyttäjä on tyytymätön henkilötietojensa käsittelyn, eikä mahdollista erimielisyyttä saada sovinnollisesti ratkaistua, Käyttäjällä on oikeus saattaa asia tietosuojaviranomaisen ratkaistavaksi. Suomessa tietosuojaviranomaisena toimii Tietosuojavaltuutetun toimisto. Ilmoituksen henkilötietojen käsittelyä koskevasta epäkohdasta voi tehdä Tietosuojavaltuutetun toimiston internetsivuilla: https://tietosuoja.fi/ilmoitus-epakohdasta-henkilotietojen-kasittelyssa.

Automaattinen päätöksenteko

Palvelussa ei tehdä automaattisia päätöksiä tai profilointia, joilla olisi rekisteröityä, eli Käyttäjää, koskevia oikeusvaikutuksia tai jotka muuten vaikuttaisivat rekisteröityyn merkittävästi.

Evästeet

Palvelun verkkosivuilla käytetään evästeitä (cookies) Palvelun toiminnan varmistamiseksi, käyttäjäkokemuksen parantamiseksi sekä sivuston käytön analysoimiseksi. Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, jotka tallentuvat Käyttäjän laitteelle. Osa evästeistä on välttämättömiä sivuston perustoimintojen kannalta, kun taas osa evästeistä auttaa kehittämään Palvelua ja kohdentamaan sisältöä. Käyttäjä voi halutessaan estää evästeiden käytön selaimen asetuksista, mutta tämä voi vaikuttaa sivuston toimivuuteen.

Tietosuojaselosteen päivitykset

Rekisterinpitäjä kehittää Palvelua ja liiketoimintaansa jatkuvasti, mistä syystä Rekisterinpitäjä pidättää oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta. Muutokset tietosuojaselosteeseen voivat perustua myös lainsäädännön muutoksiin. Tietosuojaselostetta koskevista muutoksista Rekisterinpitäjä tiedottaa Palvelun verkkosivuilla julkaisemalla päivitetyn tietosuojaselosteen ja päivityksen ajankohdan.

Rekisterinpitäjä suosittelee, että Käyttäjät tarkistavat ajantasaisen tietosuojaselosteen säännöllisesti Palvelun verkkosivuilta. Mikäli Rekisterinpitäjä tekee tietosuojaselosteeseen merkittäviä muutoksia, Rekisterinpitäjä tiedottaa asiasta myös muulla tavoin kuten lähettämällä sähköpostiviestin tai julkaisemalla tiedotteen verkkosivuilla ja/tai sosiaalisen median sivuilla ennen muutosten voimaantuloa.

Linkit muihin sivustoihin

Palvelun verkkosivustolla mahdollisesti olevat linkit voivat ohjata ulkopuolisille verkkosivustoille, joilla sovelletaan erilaisia tietosuojakäytäntöjä, kuin mitä tässä tietosuojaselosteessa on esitetty.

Lisätiedot

Annamme mielellämme lisätietoja tietojenkäsittelystämme ja tietosuojaan liittyvistä rekisteröidyn oikeuksista. Mikäli sinulla on lisäkysymyksiä, voit ottaa meihin yhteyttä: [email protected].