Hej, och tack för att du vänder dig till oss med din fråga. Nedan ges en redogörelse för hur ni bör hantera en begäran om utlämning av personuppgifter (registerutdrag).

Allmänt om rätt till tillgång

GDPR stadgar i artikel 15 en rätt för personer att ta del av personuppgifter (även kallat rätt till tillgång eller registerutdrag). Rättigheten innebär att personer kan vända sig till företag för att få veta om dennes personuppgifter behandlas eller inte. Om ni som företag behandlar individens personuppgifter ska ni tillhandahålla en kopia på uppgifterna och lämna information där det framgår bland annat:

-      vilka kategorier av personuppgifter som behandlas,

-      vad personuppgifterna används till (ändamålet med behandlingen),

-      hur länge uppgifterna sparas (lagringstid och gallring),

-      om och med vilka personuppgifterna delas med, och

-      varifrån uppgifterna kommer.

Ni behöver inte alltid lämna en kopia på handlingen utan ofta är det tillräckligt att sammanställa de personuppgifter som förekommer i handlingen eller på annat sätt behandlas. Ibland finns det omständigheter, exempelvis lagstadgad sekretess, som innebär att information inte kan lämnas ut.

Hur rätten till tillgång utövas – förslag på formulering

Om ni som företag får in en begäran om utlämning av personuppgifter så ska ni bekräfta personens identitet och därefter lämna ut uppgifterna. Förslagsvis görs det genom att upprätta ett dokument enligt nedan som laddas upp i Legalbuddy-plattformen och därefter skickas över med e-signering i Legalbuddy Plus. På så sätt kan motparten legitimera sig med Bank-ID, SMS eller elektronisk signatur.

Det finns inga specifika krav på hur en begäran om utlämning av personuppgifter ska utformas . Det går att göra muntligt, men vi rekommenderar att det ur bevissynpunkt görs skriftligen. Av begäran bör det, utöver parternas namn och datum, framgå att personen vill utöva sin rätt till tillgång till personuppgifter (registerutdrag) i enlighet med artikel 15 GDPR. På Integritetsskyddsmyndighetens (IMY) hemsida finns ett förslag på formulering på brevmall som kan användas. Slutligen, som personuppgiftsansvariga har ni en skyldighet att besvara begäran inom 30 dagar.

Hoppas det besvarade er fråga. Behöver ni vidare vägledning är ni välkomna att kontakta oss eller boka ett gratis coachingmöte med en av våra jurister specialiserade på dataskydd.