Hej!

Tack för att du vänder dig till oss på LegalBuddy.

Det är styrelseordföranden i ett bolag som ansvarar för att styrelsemöten hålls när det behövs och som ska se till att kallelser skickas ut. Utöver styrelseledamöter och suppleanter får även andra gäster utan rösträtt på styrelsemötet bjudas in för att delta på styrelsemötet, antingen på mötet i sin helhet eller när en viss fråga diskuteras. Det kan t ex vara anställda, aktieägare, VD, konsulter eller andra som kan bidra med kunskap i olika frågor. Det är dock viktigt att komma ihåg att dessa gäster inte nödvändigtvis har någon tystnadsplikt och därför kan behöva skriva på ett sekretessavtal för att delta på mötet. Bolagets VD har en lagstadgad rätt att närvara och yttra sig på styrelsemötet, men i vissa särskilda fall kan VD vägras närvara. Det gäller exempelvis om VD har ett konkurrerande intresse med bolaget. För det fall VD samtidigt är utsedd till formell styrelseledamot får dock inte VD vägras närvara.

Du nämner i din fråga att bolaget är noterat. Det ställs andra krav på dokumentation, system och processer i sådana bolag eftersom aktieägarkretsen ofta är betydligt bredare jämfört med privata bolag. Av aktiebolagslagen följer att styrelsen i noterade aktiebolag årligen måste fastställa en arbetsordning för sitt arbete. Arbetsordningen ska innehålla information om hur styrelsearbetet ska fördelas mellan ledamöterna, hur ofta styrelsen ska ha möte osv. Det är inte ovanligt att man i arbetsordningen reglerar även frågan om externa gästers närvaro vid olika styrelsemöten under året. För att kunna besvara din fråga om det du nämner i frågan är ett korrekt förfarande så krävs det därför en granskning av arbetsordningen för bolaget.

Sammanfattningsvis finns det inget i ABL som hindrar styrelsen (och då i första hand genom styrelseordföranden, i sin roll som sammankallande) att bjuda in externa gäster till mötet. Det kan dock eventuellt finnas regler om hur ett sådant förfarande ska gå till i arbetsordningen. Eftersom det inte går att ge något klart och tydligt svar på din fråga så föreslår vi att du, efter att ha tittat i arbetsordningen (om du har den tillgänglig), kontaktar styrelseordföranden för att diskutera saken. Kanske kan det vara på sin plats att ordföranden vid nästa styrelsemöte lyfter frågan om externa gästers deltagande så att styrelsen tillsammans kan reda ut de närmare formerna för det fortsatta styrelsearbetet och förhoppningsvis nå en samsyn?

Jag hoppas svaret gav vägledning och uppmuntrar dig att höra av dig till oss om du har fortsatta funderingar.