Tack för att du vänder dig till Legalbuddy med din fråga. Nedan kommer en redogörelse för vilka regler som tillämpas och vilka påföljder den som gjort sig skyldig till ringa bokföringsbrott kan komma att dömas till.

Skyldighet att arkivera räkenskapsinformation

Enligt 7 kap. 1 § bokföringslagen (BFL) ska dokument, mikroskrift och maskinläsbart medium med räkenskapsinformation som företaget har tagit emot från någon annan bevaras i det skick materialet hade när det kom till företaget.

Enligt 7 kap. 2 § BFL är företag skyldiga att arkivera räkenskapsinformation under sju år. Förvaringen ska ske på ett betryggande sätt. I undantagsfall kan dock räkenskapsinformation förstöras innan arkiveringstiden har löpt ut, men i sådana situationer krävs beviljat tillstånd från Finansinspektionen (7 kap. 7 § BFL). Att det finns dokumenterat digitalt i Visma SPCS innebär därmed inte att du fullgjort din skyldighet enligt bokföringslagen.

Vem ansvarar för arkiveringen?

Ett företag är enligt 4 kap. 1 § BFL skyldigt att se till att det finns verifikationer för alla bokföringsposter samt systemdokumentation och behandlingshistorik. För varje affärshändelse ska det finnas en verifikation (5 kap. 6 § BFL). Verifikationen skall innehålla uppgifter om när den har sammanställts, när affärshändelsen har inträffat, vad denna avser, vilket belopp den gäller och vilken motpart den berör (5 kap. 7 § BFL).

Bristande arkivering är en vanlig källa till bokföringsbrott och det är därför viktigt att vidta försiktighetsåtgärder och ha tydliga rutine för hur räkenskapsinformation hanteras och arkiveras.

Ringa bokföringsbrott

Den som uppsåtligen eller av oaktsamhet åsidosätter sin bokföringsskyldighet enligt bokföringslagen, genom bland annat att underlåta att bevara räkenskapsinformation döms, om rörelsens förlopp, ekonomiska resultat eller ställning till följd härav inte kan i huvudsak bedömas med ledning av bokföringen, för bokföringsbrott till fängelse i högst två år eller, om brottet är ringa, till böter eller fängelse i högst sex månader. För att ansvar för bokföringsbrott ska föreligga fordras alltså att det inte går att med ledning av bokföringen i huvudsak bedöma rörelsens gång, ställning eller resultat. Det är därmed möjligt att undgå ansvar för överträdelser av ordningsregler, såsom tekniska brister och visst slarv.

Frågan är således om den omständighet att uppgifterna finns bevarade i Visma innebär att det fortsatt i huvudsak går att bedöma räkenskapsinformationen. Går informationen att ändra i efterhand och finns det någon möjlighet att kontrollera att uppgifterna i Visma stämmer överens med andra lämnade uppgifter är det möjligt att man undgår ansvar på grund av att det fortfarande går att bedöma innehållet i bokföringen.

Det finns inte några formella krav för vem som kan anmäla ett brott. Däremot finns det s.k. åtalsprövningsregler som innebär att vissa brott inte beivras av åklagare utan måste väckas genom ett enskilt åtal. Bokföringsbrott är ett sådant brott där åklagaren väcker åtal.

Eventuell påföljd

Påföljden för ringa bokföringsbrott är böter eller fängelse i högst sex månader. Ringa bokföringsbrott har inte ett särskilt artvärde som innebär att påföljden istället ska bestämmas till fängelse. Därför är det vanligt att påföljden bestäms till dagsböter. Antal böter är beroende av hur grovt brottet ska bedömas och storleken på varje enskild dagsbot fastställs med hänsyn till hur den som döms ekonomiska förhållanden ser ut.

Hoppas detta besvarade din fråga. Har du fler frågor eller funderingar är du varmt välkommen att höra av dig till oss på Legalbuddy.