Hej och stort tack för att du vänder dig till oss med din fråga! 

Nedan ges en översikt om hur en bolagsstämma går till. För mer information kan du ladda ned vår checklista för bolagsstämma nedan. Där går vi igenom vad som ska göras innan, under och efter bolagsstämman. Checklistan tar bland annat upp hur och när kallelse ska skickas innan stämman. Under stämman är det till exempel viktigt att följa dagordning, fastställa röstlängd och beakta majoritetskraven som gäller för olika typer av beslut samt föra protokoll. Bolagsstämmoprotokollet syftar till att dokumentera vad som beslutas på stämman, till exempel nedan punkter som ni ska besluta om på stämman. Behöver du hjälp att upprätta ett bolagsstämmoprotokoll så kan du enkelt skapa ett bolagsstämmoprotokoll i Legalbuddy Plus. Efter stämman ska protokollet tillgängliggöras och om vissa typer av beslut har fattats så ska en validerad kopia även skickas in till Bolagsverket.

Översikt hur en bolagsstämma går till

Inledningsvis ska ni på stämman välja ordförande och en eller två justerare.

Ni ska upprätta och fastställa röstlängden. Röstlängden är en förteckning över aktieägarnas namn och antal aktier och röster denne innehar. Om aktieägaren företräddes av ett ombud ska även ombudets namn dokumenteras.

Ordförande ansvarar för att någon skriver protokoll och dokumenterar de beslut som fattas. Om omröstning sker ska antalet röster för och emot dokumenteras.

Därefter ska ni säkerställa att kallelsen har skett i behörig ordning, dvs att tidsfristerna för kallelse har beaktats och att kallelsen innehållsmässigt uppfyller kraven. Om kallelsen inte har skett i behörig ordning så ska samtliga aktieägare som berörs av felet enhälligt samtycka till att fatta beslut i frågan. Samtycker de inte och ni fattar beslut ändå, så kan besluten senare kan komma att klandras, läs mer om det här.

Därefter ska ni godkänna dagordningen och lägga fram årsredovisningen (och eventuell revisionsberättelse).

Ni ska besluta om följande punkter på ordinarie stämma:

·     Fastställande av årsredovisningens resultat- och balansräkning

·     Resultatdisposition – dvs hur företaget ska disponera vinst eller eventuell förlust. Vinsten kan antingen föras över till nästa år eller delas ut.

·     Beviljande av ansvarsfrihet för bolagets styrelseledamöter och VD

·     Samt övriga punkter som är obligatoriska enligt bolagets bolagsordning

·     Bolagsstämman ska även välja styrelse och revisor (om bolaget har revisor).

·     Arvode till styrelsen och revisor ska bestämmas.

·     Andra punkter som tagits upp som förslag

Stämmoprotokollet ska hållas tillgängligt senast två veckor efter stämman och även skickas till de aktieägare som begär det. Protokollet ska skickas till Bolagsverket om ni fattat beslut om nyemission, ändring av företrädare eller revisor eller ändring av bolagsordningen.

För att sammanfatta så är det särskilt viktigt att följa den strikta formalia kring bolagsstämmor om det är oenigheter mellan aktieägare eller om ni ska fatta större beslut eftersom det finns en risk att beslut kan klandras om kallelse inte skett i behörig ordning. Behöver ni hjälp att kvalitetssäkra kallelse och stämmoprotokoll så kan ni ta hjälp av oss genom att boka ett gratis coachingmöte.

Checklista för bolagsstämma ger en översikt vad ni ska tänka på innan, under och efter bolagsstämman –ladda ned checklistan nedan. Behöver du hjälp att upprätta ett bolagsstämmoprotokoll så kan du enkelt skapa ett bolagsstämmoprotokoll i Legalbuddy Plus. Du svarar på ett antal frågor och sedan genereras ett anpassat och juridiskt kvalitetssäkrat protokoll.