Lagändring tillåter nu digitala stämmor - vi har samlat det du behöver ha koll på

Den senaste tiden har vi fått in många frågor om förberedelse och genomförande av bolagsstämma - och vi är medvetna om att det är mycket att tänka på. Dessutom kan företag nu hålla helt digitala bolagsstämmor, vilket är resultatet av en lagändring som gäller från den 1 januari 2024. Lagändringen moderniserar hur företag kan sammanträda och fatta viktiga beslut, men för att att komma igång behövs vissa förberedelser.

I artikeln nedan går vi först igenom lagändringen och förberedelser som krävs för att hålla digitala stämmor. I del 2 har vi samlat allt ni behöver tänka på inför stämman och entreprenörernas topp 10 frågor om bolagsstämma. I Legalbuddy Plus kan du ta fram samtliga dokument som behövs för stämman, t.ex. bolagsstämmoprotokoll för årsstämma eller extra bolagsstämma samt rösträttsfullmakt.

Del 1 - Lagändring tillåter nu helt digitala stämmor

Från och med den 1 januari 2024 har aktiebolag, bostadsrättsföreningar och ekonomiska föreningar möjlighet att hålla helt digitala bolagsstämmor.  

Detta steg mot digitalisering är ett resultat av en lagändring som riksdagen röstade igenom i november 2023, vilket moderniserar hur företag kan sammanträda och fatta viktiga beslut. För att hålla en helt digital bolagsstämma redan i år krävs så krävs dock några förberedelser: 

1. Först och främst måste bolagsordningen uppdateras för att inkludera möjligheten till digitala bolagsstämmor. Det innebär att en punkt om stämma får hållas digital måste läggas till i bolagsordningen. Ladda ned klausulen här eller ta fram en helt ny bolagsordning här. 
2. För att genomföra ändringen att tillåta digitala stämmor så är det nödvändigt bolagsstämman antar den uppdaterade bolagsordningen. För ändringen krävs att två tredjedelar av aktieägarna röstar för ändringen. 
3. - Det går att anta ändringen genom fysisk stämma eller genom ett s.k. per capsulam beslut (även kallat pappersstämma). Om beslutet fattas per capsulam så fattas beslutet genom att aktieägarna signerar stämmoprotokollet en efter en, oftast digitalt. I Legalbuddy Plus kan du ta fram protokollet och skicka det för e-signering. 
4. - Om ni kallar till fysisk stämma är det viktigt att ni följer de vanliga procedurreglerna för kallelse – ladda ned vår checklista för att inte missa något! 
5. Efter att aktieägarna antagit den nya bolagsordningen, ska en ändringsanmälan skickas in till Bolagsverket. 
6. Fyll i denna ändringsanmälan och bifoga den uppdaterade nya bolagsordningen samt protokollet från stämman där ändringen godkändes.  

Är ni redo att digitalisera era bolagsstämmor? Oavsett om ni vill genomföra ändringarna som krävs för att hålla digital stämma eller om ni vill ha hjälp att genomföra en fysisk stämma så kan vi hjälpa er - börja med att boka ett kostnadsfritt coachingmöte. 

En digital bolagsstämma minskar kostnader för resor och lokaler samtidigt som det ökar tillgängligheten för aktieägare världen över. Men det innebär också att det inte finns någon möjlighet för aktieägare att inställa sig fysiskt i en stämmolokal. Det kan därför upplevas både som enklare och svårare att delta och utöva sina rättigheter på en helt digital bolagsstämma.  

Observera att en digital bolagsstämma kräver en viss nivå på den tekniska lösning som används eftersom aktieägarna ska kunna rösta och identifieras på ett betryggande sätt. Detta gör att enklare lösningar för digitala möten, tex teams eller zoom, endast bör användas i små bolag. Det är viktigt att välja en lösning som matchar ert företags storlek och behov.

När det väl är dags för den första digitala stämman så måste ni tydligt instruera aktieägarna om hur de kan delta. Det räcker inte att hänvisa till information på företagets webbplats i kallelsen. 

Stöttning med stämman?

Oavsett om du står inför utmaningen att navigera i de nya reglerna för digitala bolagsstämmor, eller om du behöver stöd för att organisera och kalla till en traditionell fysisk stämma, så kan vi stötta för en enkel och effektiv process. Börja med att boka ett kostnadsfritt coachingmöte med våra jurister specialiserade på bolagsrätt och stämmor.

Del 2 - Allt ni behöver ha koll på inför stämman

Varför är det viktigt att bolagsstämman blir korrekt?  

Enligt aktiebolagslagen får vissa, särskilt viktiga beslut, inte fattas av varken styrelse eller VD. Beslutet måste istället fattas av aktieägarna på bolagsstämman. Stämman är alltså bolagets högst beslutande organ och det är på stämman som aktieägarna utövar sin rösträtt. Eftersom besluten som fattas är viktiga så är det av vikt att stämman går till på rätt sätt. I aktiebolagslagen finns det en rad formkrav som reglerar allt från hur kallelse ska ske, beslutsregler och majoritetskrav, till överlåtelseinskränkningar och ansvarsfrihet. För att de beslut som fattas på stämman ska vara giltiga måste bland annat kallelsereglerna ha följts. Annars finns det risk för att beslutet klandras och upphävs i efterhand. 

Är det möjligt att förenkla processen?  

Många av reglerna som rör kallelse och genomförande av bolagsstämman syftar till att skydda de befintliga aktieägarna och deras intressen. På grund av att reglerna ska skydda aktieägarna så är det möjligt att avvika från reglerna genom att inhämta samtliga aktieägares samtycke (den s.k. SAS-principen). För företag med få aktieägare underlättar det och det är enkelt att inhämta samtycke från aktieägarna. Det är viktigt att dokumentera beslut som fattas med stöd av SAS-principen i stämmoprotokollet då besluten annars kan angripas genom klander och bli ogiltiga. Det är inte möjligt att SAS:a bort alla beslut då vissa lagregler syftar till att skydda andra intressen, t.ex. det så kallade borgenärsskyddet.

Topp 10 frågor om bolagsstämma

Vi har samlat tio av de vanligaste frågorna om bolagsstämman nedan. Du kan även ladda ned vår checklista för en guide vad ni ska tänka på före, under och efter bolagsstämman.

1. Hur går en bolagsstämma till? 
2. Upprätta bolagsstämmoprotokoll – hur gör man och vad bör jag tänka på? 
3. Vem har utslagsröst på bolagsstämman? 
4. Vad är enkel majoritet? Är det hälften eller mer än hälften av aktieägarna? 
5. Medför fel i kallelse till bolagsstämma att beslut som fattas blir ogiltiga? 
6. Vad händer om aktieägare inte dyker upp till stämman? 
7. När kan man använda SAS-principen? 
8. Följder av försenad årsstämma? 
9. Kan vi förenkla processen att kalla och hålla bolagsstämma? 
10. Vem kan klandra stämmobeslut? 

Behöver du vidare vägledning eller vet redan nu att er stämma kan bli rörig eller besvärlig? Vi kan hjälpa er, Bolagsstämmopaket, så tveka inte att kontakta oss genom att boka ett kostnadsfritt coachingmöte.